Intelligenza artificiale per la pubblica amministrazione che cita le norme

Intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione: cos'è e a chi serve

Per AI per la PA si intende un sistema di intelligenza artificiale che supporta istruttoria e redazione degli atti partendo dalle fonti: norme vigenti, giurisprudenza, prassi e indicazioni delle autorità indipendenti. Non decide al posto tuo. Ti porta prima, e con più ordine, al punto in cui devi decidere.

Next-OS è il sistema operativo AI di Aptus.AI, azienda legaltech italiana: un software AI per enti pubblici e uffici che lavorano con le norme. Trasforma il testo giuridico in dato strutturato, consolidato e aggiornato ogni giorno, e risponde con le fonti citate. Per un ufficio pubblico significa poter chiedere «quali limiti posso opporre a questo accesso civico generalizzato?» e ricevere una risposta ancorata all'art. 5-bis del d.lgs. 33/2013, non una frase plausibile da ricontrollare da zero.

Serve a chi ogni giorno trasforma un fascicolo in un atto:

• istruttori e funzionari che preparano determine, provvedimenti e risposte ai cittadini;
• responsabili del procedimento (artt. 5 e 6 della legge 241/1990) e RUP, il responsabile unico del progetto dell'art. 15 del d.lgs. 36/2023;
• segretari comunali, uffici affari generali, contratti e legali degli enti;
• URP e uffici trasparenza che gestiscono istanze e pubblicazioni.

Cosa dice la legge sull'intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione

Il quadro normativo è chiaro. L'art. 14 della legge 23 settembre 2025, n. 132 prevede che le pubbliche amministrazioni usino l'intelligenza artificiale per aumentare l'efficienza e ridurre i tempi dei procedimenti, «in funzione strumentale e di supporto all'attività provvedimentale». La persona resta l'unica responsabile dei provvedimenti. Next-OS è costruito su questa idea: cerca, analizza e scrive con te, la verifica e la firma sono tue.

I compiti in cui l'AI nella pubblica amministrazione aiuta davvero

Abbiamo scelto cinque attività che in un ente tornano ogni settimana e che richiedono la norma giusta, nella versione vigente, in poco tempo. Per ciascuna trovi una pagina con il flusso di lavoro, un esempio e i controlli da fare prima della firma.

Istanze di accesso agli atti

Un'istanza va prima qualificata: accesso documentale, civico semplice o generalizzato hanno presupposti, limiti e rimedi diversi. Nella pagina sulle istanze di accesso agli atti vedi come passare dalla qualificazione alla bozza di risposta, compresa la gestione dei controinteressati.

Motivazione di determine e provvedimenti

La motivazione è ciò che un giudice legge per primo. La pagina sulla motivazione del provvedimento amministrativo mostra come far rileggere una bozza a Next-OS per trovare i passaggi deboli e i riferimenti mancanti.

Affidamenti diretti e decisione di contrarre

Sotto i 140.000 euro per servizi e forniture la procedura è snella, la motivazione no: rotazione, esperienze pregresse, contenuto della determina. Vedi il caso d'uso sull'affidamento diretto nel Codice dei contratti.

Amministrazione trasparente

Cosa pubblicare, per quanto tempo, cosa oscurare. La pagina sugli obblighi di pubblicazione in Amministrazione trasparente parte da un atto concreto e arriva alla versione da mettere online.

Novità normative e testi vigenti

La legge 241/1990 è cambiata anche tra il 2025 e il 2026. Nella pagina sull'aggiornamento normativo nella PA vedi come confrontare le versioni di una norma e capire quali moduli e atti dell'ente adeguare.

Soluzioni AI per la pubblica amministrazione: perché non un chatbot generico

Chi cerca la migliore AI per la pubblica amministrazione dovrebbe partire da una domanda: da dove viene ogni affermazione? Un chatbot generico scrive bene, ma in un atto amministrativo è questo che conta. Next-OS lavora su una banca dati normativa verificata e aggiornata ogni giorno, con una metodologia RAG (Retrieval-Augmented Generation): prima recupera le fonti, poi costruisce la risposta su quelle.

La differenza pesa davvero. Nell'agosto 2026 il TAR Puglia ha ricordato che un errore prodotto da uno strumento di IA in motivazione resta imputabile all'amministrazione e a chi firma. Per questo ogni risposta di Next-OS porta con sé la fonte: il controllo diventa rapido, non facoltativo.

Intelligenza artificiale e pubblica amministrazione: una giornata in ufficio

Ecco come può andare una giornata in un ufficio di un comune medio, con Next-OS aperto accanto al protocollo.

Ore 9. Arriva via PEC un'istanza che chiede «tutti gli atti» su un appalto di manutenzione. Carichi l'istanza: Next-OS ti fa notare che manca la motivazione richiesta per l'accesso documentale dall'art. 25 della legge 241/1990, che la via possibile è l'accesso civico generalizzato e che una richiesta così ampia rischia di essere generica, quindi conviene chiederne la precisazione. Ti ricorda anche il termine di 30 giorni e i controinteressati da coinvolgere.

Ore 11. Il RUP ha un dubbio sulla rotazione per un affidamento sotto i 5.000 euro. La risposta cita l'art. 49, comma 6, del d.lgs. 36/2023 e ricorda di motivare comunque la scelta del contraente nella determina.

Ore 14.30. La determina di diniego di un contributo è pronta per la firma. Chiedi a Next-OS di verificare se la motivazione risponde alle osservazioni presentate dopo il preavviso di rigetto. Ricevi l'elenco dei punti scoperti e una proposta di paragrafo, che esporti in docx con le modifiche tracciate.

Ore 17. Ogni procedimento ha il suo workspace con istanze, atti e ricerche. Con il piano Professional colleghi Outlook o Google Calendar e la scadenza dei 30 giorni finisce in agenda.

In tutti questi passaggi l'AI per la pubblica amministrazione fa il lavoro di ricerca e di prima stesura. L'istruttoria, la valutazione e la firma restano del funzionario.

Guide su norme e intelligenza artificiale per la PA

Le guide approfondiscono i temi normativi che contano di più per chi firma atti. Sono scritte con riferimenti completi e fonti ufficiali.

• Linee guida AgID sull'intelligenza artificiale: a che punto è l'adozione, cosa prevedono l'art. 14 della legge 132/2025 e l'AI Act, e cosa ha detto la giurisprudenza sugli atti scritti con l'IA.
• Guida al Codice dei contratti pubblici per il RUP: principi, procedure sotto soglia, rotazione e digitalizzazione del d.lgs. 36/2023.
• Procedimento amministrativo e legge 241/1990: termini, responsabile, preavviso di rigetto, silenzio assenso e annullamento d'ufficio, con le modifiche del 2025 e del 2026.

Sicurezza e dati: cosa sapere prima di caricare un atto

Un ente che usa uno strumento di IA tratta spesso dati personali di cittadini e dipendenti. Ecco cosa garantisce Aptus.AI e cosa resta in capo all'ufficio.

• Aptus.AI è certificata ISO/IEC 27001:2022.
• Nessun addestramento sui dati dei clienti: le tue conversazioni e i tuoi documenti non alimentano il modello.
• Crittografia avanzata e infrastruttura cloud europea, con server in Irlanda.
• Conformità dichiarata a GDPR, AI Act e DORA.
• Nel piano Standard i contenuti sono visibili solo a te.
• Aptus.AI dichiara che Next-OS non è un sistema di AI per finalità generali e non rientra tra i sistemi ad alto rischio del Regolamento (UE) 2024/1689.

Resta comunque buona pratica la minimizzazione prevista dall'art. 5 del GDPR: carica ciò che serve all'istruttoria e, quando il nome del cittadino non aggiunge nulla al quesito, oscuralo. Coinvolgi il DPO dell'ente per definire regole d'uso interne, come chiede anche l'art. 14, comma 3, della legge 132/2025 quando parla di misure tecniche, organizzative e formative.

Come iniziare con Next-OS in tre passi

1. Attiva la prova gratuita di 7 giorni: nessun pagamento iniziale, la disattivi quando vuoi.
2. Scrivi in chat la questione che hai aperta oggi, per esempio un termine di procedimento o un dubbio su un affidamento.
3. Carica un documento reale, come un'istanza o un capitolato, e chiedi quali norme si applicano e cosa controllare prima di rispondere.

Dopo una settimana saprai se Next-OS ti fa risparmiare ricerche e riletture nel tuo ufficio. Se lavori in un team, valuta il piano Professional per le integrazioni con posta e calendario.